admin, författare på - Sida 3 av 8
1
archive,paged,author,author-admin,author-1,paged-3,author-paged-3,ajax_fade,page_not_loaded,,qode-title-hidden,qode-theme-ver-10.1.2,wpb-js-composer js-comp-ver-5.1,vc_responsive

Hej Sanna! Vad jobbar du med?
Jag jobbar hos Tenant & Partner inom Workplace strategy med Performing workplaces®. Vi hjälper företag, organisationer och myndigheter med att genomlysa sin arbetsplatsstrategi i samband med att man behöver större, mindre, nya eller förändra befintligt kontor eller lokal. Genom att medvetet koppla kontoret och arbetssätten till företagets övergripande mål och strategier, kan vi tillsammans hjälpa till att bidra ett inspirerande, meningsfullt och framgångsrikt arbetsliv.

Vad har du för erfarenhet från att leda förändringar?
I nästan alla mina roller och befattningar genom åren, har jag arbetat med förändring av verksamheter, där det ytterst handlar om att leda människor i förändring. I min senaste roll på Folksam som förändringsledare vid införande av ett aktivitetsbaserat har jag under fyra års tid lett arbetet kring förändring.
Vilka utmaningar har du stött på i samband med förändringar?
I alla förändringar handlar det ju om att få människor att förflytta sig från ett nuläge till ett framtida läge. Ibland kan det vara ett stort gap och ibland ett lite mindre. Så på en övergripande nivå kan ett projekt vara omfattande, vilket inte nödvändigtvis betyder att förändringen är särskilt stor och detsamma gäller ju åt andra hållet. Det kan ibland vara en utmaning att skapa förståelse för de olika delarna i ett uppdrag där Change management är en del och Project management är en annan, samtidigt som de är parallella och integrerade. En annan utmaning är att få den strategiska ledningen att se sina roller och förhålla sig till PM och CM, utifrån de olika perspektiven.

Vad skulle du säga är viktiga framgångsfaktorer för att lyckas med förändringar?
Till att börja med, att det är tydligt varför en förändring ska genomföras, vad som händer om den inte genomför och varför det sker just nu. Om ledningen i form av sponsorer bottnar dessa frågor och står bakom initiativet, så finns det mycket goda chanser att nå framgång. Sponsorerna behöver berätta och skapa engagemang i organisationen och hos övriga ledare för att de närmaste cheferna ska kunna hantera och förklara för sin medarbetare varför en förändring ska genomföras, vad som händer om den inte genomför och varför det sker just nu. Ytterst handlar ju förändringen om att få medarbetare att agera på ett nytt sätt och för att de ska kunna och vilja det, behöver de förstå varför och vilja delta på den resan samt få kunskap om hur de ska agera.

Många gånger startas projekt med en tydlig idé om vad som ska göras, men inte alltid hur och om det leder till faktisk förändring, så analysen och grundarbetet är avgörande. Det är som att bygga ett hållbart hus, grunden måste vara stabil, men vi behöver också förstå vad vi ska ha huset till och vilka krav det ställer på mig som ska bo och verka i det.

Jag vet att du har arbetat mycket med förändringar kopplat till införande av aktivitetsbaserat kontor, vad anser du är viktigast för att lyckas i det arbetet och vilka är de vanligaste fallgroparna?
Det stämmer. Det viktigaste när det kommer till att lyckas med aktivitetsbaserat kontor och arbetssätt är att beslutet är välgrundat och kopplat till organisationens övergripande mål och strategier, dvs arbetssättet ska bidra till företagets framgång. När beslutet väl är fattat på dessa premisser, så är nuläget och det framtida läget beskrivet, vilket ger en fin grund att arbeta vidare med. I implementeringsarbetet är det viktigt att jobba med involvering av alla delar av organisationen och arbeta metodiskt med förändringsarbetet. De högsta cheferna och den närmaste chefen är viktiga informations- och förändringsbärare och spelar en nyckelroll, så de behöver vara bra rustade i förändringsmetodik och sin viktiga roll för slutresultatet. Min erfarenhet är att den största fallgropen är att man inte tror att det är en så stor förändring och inte arbetar metodiskt med förändringen.
Tack Sanna för att du delade med dig av dina erfarenheter!
Vill du ta del av fler intervjuer, artiklar och inlägg i ämnet, välkommen in hit:
https://www.facebook.com/CatrinWayGroup/

Varför är det viktigt med varför – om betydelsen av att ha ett tydligt syfte och mål med förändringen!

TA ETT DJUPT ANDETAG – RENSA HUVUDET FRÅN ALLA TANKAR OCH TÄNK DIG FÖLJANDE SCENARIO:
När vi genomför förändringar är vi alltid supertydliga med varför vi gör förändringen och vad det är vi vill uppnå med den
– Vi förmedlar alltid tydliga och mätbara mål som alla kan relatera till och förstå
– I all kommunikation vi gör kring förändringen upprepar vi budskapet kring varför vi gör förändringen och vad det är vi vill uppnå på ett pedagogiskt och lättförståeligt sätt

Känner du igen dig? – då går det troligen bra för er i förändringsarbetet!
Känner du inte igen dig i allt? Häng kvar och läs vidare, den här artikeln handlar om varför det är viktigt med varför och HUR ni kan göra det bättre.
Syfte och mål med förändringen
En viktig framgångsfaktor för att lyckas med förändringar är att ha ett klart och tydligt syfte(varför) och mål (vad som ska uppnås) med förändringen.
En grundläggande faktor för att människor ska vilja vara med och bidra i en förändring är att de förstår varför förändringen ska äga rum, att den är begriplig och vad den betyder för just mig. Att förstå varför man gör något skapar mening och mening skapar motivation som i sin tur är en grundförutsättning för all förändring.
Vem är ansvarig för syfte och mål?
INGEN annan än ledningen (VD, ledningsgrupp eller andra som motsvarar ledning) är ansvarig för att det finns ett tydligt syfte och mål med förändringen. Det är ledningen som ansvarar för att formulera och kommunicera varför (syftet) förändringen ska göras och vad det är som ska uppnås (målet). I de lyckade förändringsprojekt jag har varit med i har det alltid funnits en ledning som har stått bakom förändringen, varit delaktig och synlig under HELA förändringen.

HUR lyckas ni med syfte och mål?
1.Utse en sponsor/beställare av förändringen
En VD eller ledningsgrupp kan ofta vara ansvarig för många pågående förändringsprojekt och det kan vara svårt att vara involverad i alla. Det bästa sättet att göra då är att utse en tydlig sponsor/beställare (jag kallar det sponsor) till förändringsprojektet. Någon i ledningsgruppen får ansvaret att agera sponsor/beställare och förväntningarna på den personen tydliggörs.

HUR ska en bra sponsor vara?
Jag brukar tänka att sponsorn är som en plog. Uppgiften är att ploga vägen och försöka undanröja hinder som finns på vägen för att ge förändrings/projektledaren och projektet de bästa förutsättningarna. Sponsorn behöver ha de befogenheter som krävs för att fatta beslut kring finansiering, resurstillsättning, prioriteringar etc. Lika viktigt enligt mig är att sponsorn är en ledarperson med förmågan att engagera ledare och medarbetare i organisationen och vara bra på att kommunicera. Välj någon ni vet har ett gott rykte och förtroende i organisationen.

2. Visualisera och kommunicera
Ett lyckat förändringsprojekt bygger på tydlig kommunikation kring syfte och mål. När ni lyckas göra kommunikationen enkel och begriplig för alla involverade skapar ni förutsättningar för alla att förstå varför förändringen ska göras.
HUR kan ni bli bra på att kommunicera kring mål och syfte?
Lägg tid på att formulera och visualisera ert syfte och mål, beskriv det gärna i en visuell och tilltalande målbild.
Här är ett bra tips, men också en UTMANING – använd två bilder, en som beskriver varför ni ska göra förändring och en som beskriver vad ni vill uppnå/målet. Använd gärna bilder och så lite text som möjligt. Bygg en story kring bilderna och upprepa budskapet många gånger i olika kanaler under förändringen.

Vill du veta mer om framgångsfaktorer för lyckade förändringar?
Läs fler artiklar på min blog www.waygroup.se/blog

Varför är det viktigt med varför – om betydelsen av att ha ett tydligt syfte och mål med förändringen!

TA ETT DJUPT ANDETAG – RENSA HUVUDET FRÅN ALLA TANKAR OCH TÄNK DIG FÖLJANDE SCENARIO:
När vi genomför förändringar är vi alltid supertydliga med varför vi gör förändringen och vad det är vi vill uppnå med den
– Vi förmedlar alltid tydliga och mätbara mål som alla kan relatera till och förstå
– I all kommunikation vi gör kring förändringen upprepar vi budskapet kring varför vi gör förändringen och vad det är vi vill uppnå på ett pedagogiskt och lättförståeligt sätt

Känner du igen dig? – då går det troligen bra för er i förändringsarbetet!
Känner du inte igen dig i allt? Häng kvar och läs vidare, den här artikeln handlar om varför det är viktigt med varför och HUR ni kan göra det bättre.
Syfte och mål med förändringen
En viktig framgångsfaktor för att lyckas med förändringar är att ha ett klart och tydligt syfte(varför) och mål (vad som ska uppnås) med förändringen.
En grundläggande faktor för att människor ska vilja vara med och bidra i en förändring är att de förstår varför förändringen ska äga rum, att den är begriplig och vad den betyder för just mig. Att förstå varför man gör något skapar mening och mening skapar motivation som i sin tur är en grundförutsättning för all förändring.
Vem är ansvarig för syfte och mål?
INGEN annan än ledningen (VD, ledningsgrupp eller andra som motsvarar ledning) är ansvarig för att det finns ett tydligt syfte och mål med förändringen. Det är ledningen som ansvarar för att formulera och kommunicera varför (syftet) förändringen ska göras och vad det är som ska uppnås (målet). I de lyckade förändringsprojekt jag har varit med i har det alltid funnits en ledning som har stått bakom förändringen, varit delaktig och synlig under HELA förändringen.

HUR lyckas ni med syfte och mål?
1.Utse en sponsor/beställare av förändringen
En VD eller ledningsgrupp kan ofta vara ansvarig för många pågående förändringsprojekt och det kan vara svårt att vara involverad i alla. Det bästa sättet att göra då är att utse en tydlig sponsor/beställare (jag kallar det sponsor) till förändringsprojektet. Någon i ledningsgruppen får ansvaret att agera sponsor/beställare och förväntningarna på den personen tydliggörs.

HUR ska en bra sponsor vara?
Jag brukar tänka att sponsorn är som en plog. Uppgiften är att ploga vägen och försöka undanröja hinder som finns på vägen för att ge förändrings/projektledaren och projektet de bästa förutsättningarna. Sponsorn behöver ha de befogenheter som krävs för att fatta beslut kring finansiering, resurstillsättning, prioriteringar etc. Lika viktigt enligt mig är att sponsorn är en ledarperson med förmågan att engagera ledare och medarbetare i organisationen och vara bra på att kommunicera. Välj någon ni vet har ett gott rykte och förtroende i organisationen.

2. Visualisera och kommunicera
Ett lyckat förändringsprojekt bygger på tydlig kommunikation kring syfte och mål. När ni lyckas göra kommunikationen enkel och begriplig för alla involverade skapar ni förutsättningar för alla att förstå varför förändringen ska göras.
HUR kan ni bli bra på att kommunicera kring mål och syfte?
Lägg tid på att formulera och visualisera ert syfte och mål, beskriv det gärna i en visuell och tilltalande målbild.
Här är ett bra tips, men också en UTMANING – använd två bilder, en som beskriver varför ni ska göra förändring och en som beskriver vad ni vill uppnå/målet. Använd gärna bilder och så lite text som möjligt. Bygg en story kring bilderna och upprepa budskapet många gånger i olika kanaler under förändringen.

Vill du veta mer om framgångsfaktorer för lyckade förändringar?
Läs fler artiklar på min blog www.waygroup.se/blog

Hej Experterna!

Vi ska byta affärssystem på vårt företag och jag tillhör projektgruppen som ska driva detta i hamn. Jag har aldrig gjort detta förut! Vad behöver jag tänka på? Vilka fallgropar finns? Ska jag driva detta som ett förändringsprojekt?

Vårt företag har 150 anställda och omsätter ca 350 mSEK. Vi är lönsamma och har mycket stark orderstock och organisationen är redan ganska ansträngd och många jobbar mycket övertid för att hinna med det dagliga operativa.

Experterna (Daniel) svarar!

Hej!

Att byta ett affärssystem är ett mycket resurskrävande och kostsamt projekt. Min erfarenhet är att resursbehovet alltid underskattas och att tidsramen för test och validering aldrig finns tillräckligt av.

Jag tycker absolut att detta ska drivas som ett förändringsprojekt, det är en mycket stor (läs gigantiskt) förändring som dessutom påverkar företagets alla delar och dessutom flertalet av företagets intressenter (kunder, leverantörer etc)

Förutom självklarheten i en väl genomarbetad projektplan och förutsättningar för både mjuk- och hårdvara som givetvis måste vara på plats så fokuserar jag nedan på tipsen kring övriga organisationen.

När det gäller data som ska transfereras så gäller alltid regeln – ”Skit in – skit ut”

Kanske måste det göras viss bearbetning innan data skickas in i det nya affärssystemet! Här skulle jag vilja framhäva vikten i att göra ett bra grundjobb, det har ni tillbaka många gånger om!

Det är av största vikt att involvera medarbetarna som ska arbeta dagligen med det nya affärssystemet, dels för att få dem engagerade och motiverade men också för att få feedback på prestandan i systemet gällande alla de små detaljerna som inte beskrivs i ett övergripande processflöde. Att köra igenom ett affärssystemsbyte på management nivå är att be om ett misslyckande

Några tips:

  • Förklara varför ni gör bytet! Vad är syftet och hur kan det hjälpa företaget framåt! Fokusera på de positiva delarna!
  • Involvera alla avdelningar för att skapa förståelse för hela processflödet
  • Varje avdelning behöver veta (och förstå) processerna innan och efter för att flödet ska kunna arbeta effektivt
  • Glöm inte kunderna! Kommunicera ofta och be om deras uppmärksamhet på felaktigheter så ni kan rätta till eventuella fel innan de når kunden. Samma sak gäller även leverantörerna
  • Utbilda personalen! Tid för frågor! Tid för öppna samtal och diskussioner! Integrerade krossfunktionella samtal mellan avdelningar och funktioner
  • Framhäv och stå fast vid de positiva effekterna
  • Ha en kontaktyta på företaget som för logg över alla problem, frågor, etc. Personen ska ha kontakten med affärssystemsleverantörens konsulter och kommer även kunna klassificera och prioritera ärenden. Detta kommer effektivisera och minimera era kostnader för löpande konsultkostnader genom implementationens andra del.
  • Aktivera ledningen! Intresse och engagemang från ledningen måste finnas! Visa er löpande i förändringen!

Tills slut är det bra att sätt en sluttid för att ”skylla på och gnälla på det nya affärssystemet” därefter är det bara att gilla läget och acceptera. Utan sluttid kommer det troligen att fortsätta.

Positiv ledning ger positiva effekter och en smidig implementation!

Lycka till med implementeringen!

Hälsar Experterna (Daniel)!

Vill du ta del av fler intervjuer, artiklar och inlägg i ämnet, välkommen in hit:

https://www.facebook.com/CatrinWayGroup/

 

FÖRÄNDRINGSUTMATTADE MEDARBETARE – VAD GÖR JAG SOM CHEF?????

I mitt jobb är jag ute och föreläser en hel del och har förmånen att träffa många människor som är mitt i förändringsprocesser. Jag har jobbat länge med förändringar och brukar ofta kunna svara eller i alla fall kunna resonera på ett bra sätt på de frågor jag får från lyssnarna. Men vid ett tillfälle för ett tag sedan  lyckades jag inte särskilt bra….
Jag pratade med publiken om att människor ofta reagerar olika i förändringar, att man som chef möter olika känslor och reaktioner i samband med förändring. Jag berättade att det är vanligt att personer blir arga, är misstänksamma, oroade, sorgsna mm i samband med förändringar och att det är chefernas uppgift att hantera det.
Då räcker en person i publiken upp handen och ställer en fråga – det här är vår konversation:
(publiken)”Jag jobbar på ett företag där vi har haft mycket förändringar sista tiden och jag har en medarbetare som är förändringsutmattad och jag vet inte vad jag ska göra. Personen visar INGA känslor överhuvudtaget, är helt likgiltig inför allt som har med förändringen att göra…har du några tips på vad jag kan göra”
(jag) ” Ok sa jag, har du pratat med personen så den vet varför ni gör förändringen, varför det är viktigt och varför det är viktigt med just den personens bidrag”
(publiken) ” Yes, det har jag gjort hundra gånger, personen vet exakt varför och hur den ska bidra men är helt enkelt inte intresserad. Personen funkar bra i sin vanliga roll men när det gäller förändringen så är det tomt…
(jag) ” Det låter nästan som personen kanske är på väg att bli utbränd/utmattad, kanske du ska kontakta företagshälsovården”
(publiken) ”Personen är fullt fungerande på alla andra plan, är pigg och glad när vi pratar om andra saker, har en väl fungerande familjesituation osv, så det känns inte aktuellt”
(jag) börjar nu stamma lite och inse att jag faktiskt inte vet vad jag ska säga, att jag inte har några tips…frågar de andra i publiken istället om de har några tips, men alla ser mest uppgivna ut och säger att de känner igen sig i beskrivningen. Jag lämnar frågan lite snyggt och säger något i stil med ”ja ibland är det svårt med förändringar….”
På vägen hem och dagen efter känner jag mig otillräcklig, jag utger mig ju för att vara någon typ av expert på området…jag behöver inte kunna ge svar på allt, men jag vill alltid kunna resonera tillsammans med de som lyssnar.
Vad gör man egentligen när personer helt enkelt är j-vligt trötta på alla förändringar?
Efter att ha sovit på saken och funderat så vet jag hur jag ska bemöta frågan om den kommer igen!
Här räcker det inte att bara titta på situationen och dialogen som uppstått mellan medarbetare och chef. Det handlar troligen om hur det här företaget driver sina förändringar och hur man har gjort det under en längre tid. Jag skulle tro att det är brist på prioritering och planering som gör att medarbetare till slut känner sig ”förändringsutmattade”. Vilket stöd har cheferna fått, hur jobbar företaget med involvering av medarbetarna etc..
Så om jag får frågan igen kommer jag ha ett resonemang om att den här chefen ska titta på hur företaget jobbar med förändringarna, vad kan göras bättre snarare än att försöka ”lösa” situationen med medarbetaren.
Att jobba med förändringsprocesser är verkligen ett kontinuerligt lärande, det finns alltid fler aspekter som behöver belysas och analyseras, det gör det spännande och utmanande och aldrig tråkigt!
Artikeln skriven av Catrin Brodin
Vill du läsa mer om att leda och lyckas med förändringar? Gå med i forumet Att leda förändringar – så funkar det
https://www.facebook.com/CatrinWayGroup/

Hej Jesper, Vad jobbar du med?
Jag jobbar som strategisk konsult i marknads och ledningsfrågor för Upthereeverywhere. Dessutom är jag en av grundarna av rörelsen HejEngagemang som har som syfte att lyfta upp och lobba för ett mer Engagerat Sverige. Jag har 23 års erfarenhet av att jobba inom stora internationella företag som Pharmacia, Biovitrum och Roche där jag haft olika chefsroller, både internationellt och här i Sverige.

Vad har du för erfarenhet från att leda förändringar?
Jag har de senaste 6 åren gjort en turn-around med DiabetesCare teamet på Roche Diagnostics i Norden. Det var ett team som hade gått dåligt under många år när jag kom in och deras engagemang var otroligt lågt. Jag hade under flera år arbetat fram en egen modell för vad jag tror är viktigt när man ska bygga engagemang i team och genom engagemanget skapa bättre resultat. På 6 år gick teamet från det lägsta engagemanget i koncernen till det högsta och vårt lönsamhet blev +234% bättre än vad man trodde var möjlig i de affärsplaner som var lagda när jag började 2012.Till saken hör att jag inte avskedade en enda person, så detta skedde med samma människor, inga nya lanseringar eller annat som var annorlunda.

Vilka utmaningar har du stött på i samband med förändringar?
Det jag framförallt har stött på hinder och utmaningar kring förändringar är att man inte har gett varandra tillräckligt med tid att verkligen ge förändringen en chans. Ofta är vi väldigt resultatfokuserade och när ledningen har accepterat att vi behöver förändras är de redan i framtiden och glömmer bort att förankra och förklara varför vi behöver förändras.

Vad skulle du säga är viktiga framgångsfaktorer för att lyckas med förändringar?
Tid för reflektion samt tid för implementering är A och O. Att organisationen har koll på för vem och varför vi finns till, en del kallar detta visioner eller ett syfte. Sen behöver man se till att bygga förtroenden inom teamet och acceptera att alla måste få chans att hoppa på förändringståget.

Tack Jesper för att du delade med dig av dina erfarenheter!
Vill du ta del av fler intervjuer, artiklar och inlägg i ämnet, välkommen in hit:
https://www.facebook.com/CatrinWayGroup/

Det här inlägget är en fortsättning på historien från en tidigare fråga vi fick. (namnen är påhittade)

Kort summering DEL 1.
För ett antal veckor sedan fick jag (Daniel) en fråga från en ledsen och frustrerad chef, Johan. Han var ny chef på ett medelstort svenskt bolag och fick uppleva det värsta motståndet man kan tänka sig som ny chef. En av hans medarbetare, Håkan motsatte sig allt han gjorde och spred missnöje bland kollegor. Det visade sig att Håkan ansåg att han skulle fått Johans jobb och gjorde allt för att motarbeta honom. Jag gav Johan ett antal tips att göra för att ta tag i situationen. Summerat kan man säga att jag i princip rådde honom att be personen sluta på företaget. Nu har jag fått återkoppling från Johan om hur samtalet gick och vad som hände sedan..läs den spännande fortsättningen nedan. Vill du läsa hela det första inlägget före så finns det längre ner i texten. (under rubriken Del 1.)

DEL 2 – Uppföljningssamtal – Hur gick det för Johan och Håkan?
3 veckor efter samtalet ringde Johan mig igen för att återkoppla.
Kan meddela att det gick över förväntan bra. Johan bokade in ett möte med Håkan och deras personalchef.
Johan konfronterade Håkan med uppgiften om att de skulle hjälpa honom att hitta ett nytt jobb. Johan la sakligt och tydligt fram hans upplevelser och känslor över Håkans beteende och agerande.
Håkan blev minst sagt överraskad över den raka feed-backen som framfördes genom främst jag-budskapet. Det var som att vända en hand. Håkan ville ju egentligen inte alls sluta, han hade jobbat där så länge, hade så mycket kunskap och trivdes bra med både företaget och kollegorna. Besvikelsen över att han inte fått det jobb som han tyckte han blivit lovad kom upp för diskussion och svaret blev onekligen oväntat. Håkan insåg tidigt att Johan skulle lyckas bättre med ett annat ledarskap där involvering och delaktighet fick spela stor roll istället för ett ledarskap där hierarki och auktoritet skulle dominera. Stoltheten kunde han ju inte bara släppa och utan vilja att erkänna sig besegrad så Håkan tog till den enda metod som kvarstod – underminera och förstöra för att få honom ur vägen. Håkan trodde aldrig han skulle bli konfronterad och att företaget skulle vara beredda att släppa honom, han var ju den person som kunde allt om företaget, verksamheten och produkterna.
Johan framförde tydligt till Håkan vad som måste förändras i hans arbetssätt, attityd och fokus för att det fortsatt ska finnas en framtid för Håkan inom företaget. Det positiva var att Håkan mycket väl kunde både förstå och ta till sig de förändringar som behövde genomföras.
Efter avslutat möte tog Håkan Johan åt sidan och sa följande – ”Jag vill att du ska veta att innan du började, innan jag träffat dig, hade jag redan bestämde mig för att jag inte skulle gilla dig Johan! Du tog det jobb jag ville ha och jag ville hämnas på företaget genom att låta det gå ut över dig”
Jag tyckte inte om det jag gjorde för jag insåg tidigt din kompetens och vilka fantastiska egenskaper du skulle tillföra företaget. Det var jävligt dåligt gjort jag inser det.
Jag trodde aldrig du skulle våga göra det du gjorde idag! Jag är imponerad och du har min fulla respekt. Du kan räkna med att jag kommer göra allt jag kan för att vi ska lyckas tillsammans! Räkna in mig i teamet! ”

Det finns en stor förhoppning att detta kommer lyckas. Alla parter är överens om vad som är det viktigaste fokuset och vad vi ska ha för attityd.
Uppföljning om hur det går efter mötet kommer om ett antal veckor!
Så vad blir då rådet och lärdomen här… Våga! Ha mod! Konfrontera! Påvisa fakta! Behåll lugnet.
Konfrontera. Det löser sig inte själv, det blir oftast bara värre.

Del 1
Hej Experterna!
Jag började ett nytt jobb som försäljningschef på ett medelstort svensk företag för 8 månader sedan. Nu behöver jag er hjälp med en situation som jag är osäker på hur jag ska hantera.
Avdelningen består av 15 medarbetare. Jag blev externt rekryterad av ledningen på företaget för att de ville ha en nytändning inom avdelningen, ett nytt ledarskap och nya idéer in i bolaget. Min företrädare har gått i pension efter nästan 30 år i företaget.

Nu till mitt problem.
Det har kommit till min kännedom att en mina medarbetare (jag kallar honom Håkan) jobbade väldigt nära den tidigare pensionerade försäljningschefen och var mer eller mindre lovad att få jobbet när han gick i pension. Dessa två hade en tydlig översittarjargong och en attityd mot övriga avdelningen som var urusel vilket i sin tur skapade mycket osäkerhet och hög personalomsättning. Rekryteringen sköttes via en extern rekryteringsfirma och Håkan sökte också tjänsten och var dessutom så säker på att han skulle få jobbet att han berättade det för alla på avdelningen. Han fick inte jobbet. Jag fick jobbet. Håkan gör nu allt han kan för att underminera mig. Han ifrågasätter mig ständigt, gärna offentligt i avsikt att få mig att framstå som inkompetent och okunnig på företagets produkter. Han är också elak mot övriga kollegor och spyr galla över vilket skitföretag de jobbar på.
Min upplevelse efter dessa månader är att Håkan är otroligt lat och att han levererar dåligt. Han skyller på kollegor, företaget, produkterna och inte minst den helt inkompetenta ledningen. Jag har fått bra relationer med övriga på avdelningen och de framhäver att de uppskattar min ledarstil och lyhördhet samt att de känner att avdelningen börjar arbeta mer tillsammans mot tydliga mål. Deras största farhåga är att jag ska tvingas bort och ersättas av Håkan.

Håkan är utan tvekan den på förtaget som kan mest om produkterna och hanterar också de största kunderna. Han berättar gärna för allt och alla, både internt och externt, att företaget inte skulle klara sig utan honom.”

Hur ska jag hantera situationen?

Experterna (Daniel) svarar;
Hej!
Tack för ditt mail! Här kommer ett par råd som jag hoppas ska hjälpa dig.
Ta ett samtal med VD om dina upplevelser och hur du känner. VD och ledning är ju de som beslutat att de vill ha Dig och Din kompetens i organisationen. Du har fått ett tydligt ”förändringsmandat” av din ledning, vilket är en god förutsättning för att du ska lyckas med de förändringar du har tänkt genomföra. Ur ett förändringsledningsperspektiv kan man säga att du har mött ett tufft motstånd från en av dina medarbetare. Säkerställ att du uppbackning från ledningen och att det kan sluta med att Håkan måste lämna företaget. Var också tydlig att du vill hantera situationen och inte VD.
Nu krävs det mod, massor av mod. Du måste genomföra det svåra samtalet.

Boka in ett samtal med Håkan. Om det finns en HR funktion på företaget tar du med den personen alternativt tar in extern resurs. Se alltid till att genomföra detta samtal med tre personer inte två.
Du ska nu förklara för Håkan att ni ska hjälpa honom att hitta ett nytt jobb med bättre förutsättningar så att han kommer trivas bättre och i förlängningen må bättre. Eftersom han ofta är så negativ till företaget, ledningen och kollegorna så är det ju bättre att hitta något nytt och att hans attityd påverkar övriga organisationen negativt. För visst är det du vill Håkan?
Nu är någon av dessa två reaktioner vanligast;
Vanligast är utan tvekan att Håkan kommer bli chockad över det raka beskedet och säga att han inte alls vill sluta utan att han vill vara kvar. Guldläge för dig att återkoppla de förändringar som du vill ska ske. Viktigt i detta läge är att dokumentera dina ”krav” och boka in uppföljningsmöte.

Näst vanligast är att Håkan bekräftar att han vill byta jobb och att han inte längre trivs med de förändringar som skett sedan tidigare försäljningschefen lämnade för pension. Nästa steg blir då att boka in ett möte med ett externt företag som kan hjälpa till med omställning för Håkan.

Oavsett vilken av dessa två som sker så kommer du att uppnå en god effekt. Antingen så försvinner en person som påverkar företaget negativt eller så har du nu möjligheten att styra Håkan upp på banan igen med rätt attityd och rätt fokus. Bonus blir dessutom att du till övriga organisationen visar att du tar saker och ting på allvar och hanterar situationen direkt.

Anledningen till att du ska ha med en tredje person i rummet är om det blir reaktion nummer tre, vilken är högst ovanlig, ilska och raseri. Håkan flippar ur fullständigt, gapar och skriker, snudd på handgemäng… Då är det bara att avbryta mötet, försök med en paus först annars boka om! Släpp det inte! Var lugn och förklara att det inte går att föra ett resonemang och diskussion pga upprörda känslorna.

Lycka till! Det kommer att gå bra! Du kommer att ha ett lyckat möte!

Vill du ta del av fler intervjuer, artiklar och inlägg i ämnet, välkommen in hit:

https://www.facebook.com/CatrinWayGroup/

 

Hej Malin, vad jobbar du med?
Jag är VD för konsultföretaget Leda Snyggt som erbjuder projektledningstjänster inom IT samt Bygg- och Fastighetsbranschen.

Vilka utmaningar har du stött på i samband med förändringar?
Att tex glömma bort att inkludera förändringsprojekt i samband med implementering av nytt IT-system eller byggnation av nya kontorslokaler. Om vi inte får våra kunder att inse vikten av att även leda förändring och involvera sina medarbetare så kan de projekt vi driver påverkas genom ifrågasättande och att kunden inte får det slutvärde och önskad effekt de hade hoppats på. Om det dessutom pågår flera initiativ som inte synkroniseras kan förvirring och otydlighet uppstå och medarbetare som är helt slutkörda för att så mycket förändringar pågår samtidigt.

Vad skulle du säga är viktiga framgångsfaktorer för att lyckas med förändringar?
Det handlar om att ha ett snyggt ledarskap. Att se helheten för företaget och dess medarbetare. Med ett tydligt syfte kommunicera mål och pågående projekt samt framdrift. Att inspirera och få alla som påverkas att känna sig involverade och göra det till en rolig resa tillsammans. Ibland kan målen behöva romantiseras och framgångar firas. För oss på Leda Snyggt är självledarskap viktigt – att kan du leda dig själv kan du leda andra. Just förändring handlar mycket om att förstå andra och att alla har ett behov av att känna sig sedda, lyssnade på och delaktiga i det som sker.

Tack Malin för att du delade med dig av dina erfarenheter!

Vill du ta del av fler intervjuer, artiklar och inlägg i ämnet, välkommen in hit:
https://www.facebook.com/CatrinWayGroup/

När jag pratar med personer som jobbar med eller på något sätt är involverad i en förändringsprocess så kommer orden svårt, dåligt, omöjligt med i första meningen. Det är som att alla är inställda på att det är svårt, att det inte går och att det på något sätt är ok att driva dåliga förändringsarbeten bara för ”att det är så”. Jag går inte med på det, jag har varit med om lyckade förändringsprojekt och vet vad som krävs. Jag skulle vilja vara med och förändra den synen på förändringsarbete.
Alla som jobbar med förändringsprocesser drömmer om att allt ska gå smidigt, att alla ska veta vad som ska göras, att alla människor ska vara glada, inte känna motstånd, vara effektiva och leverera i tid.
Men HUR i all sin dar ska man göra då?
Vi (läs alla företag och organisationer) måste satsa på att bygga upp en förmåga att hantera förändringar. Det kräver tid, resurser, kompetens och idogt arbete. Jag har gjort det här och jag lovar det funkar!
Förändringsarbete som process
Jag skulle vilja börja med att göra en parallell till en annan viktig process och kompetens vi har inom alla företag – hur vi rekryterar.
Jag gissar att nästan alla företag, stora som små tycker att det är viktigt att anställa RÄTT personer. Alla vill anställa de bästa talangerna på marknaden, vilka man får in har avgörande betydelse för företagets överlevnad. Jag gissar också att de flesta företag har någon form av strukturerad process för hur rekryteringen av dessa ska gå till. Det finns färdiga intervjumallar att använda, en metod för hur rekryteringsprocessen går till, det är bestämt vilka som är med och intervjuar och fattar beslut. Ofta utbildar man de som ska rekrytera i intervjuteknik och företagets process. Många företag köper in extern kompetens från rekryteringsföretag för att få hjälp i rekryteringsprocessen. De flesta företag har förmodligen investerat både tid och pengar för att denna viktiga process ska fungera effektivt i syfte att faktiskt få in de bästa talangerna. Varför gör vi det här? Jo för att vi tycker att det är viktigt, vi har helt enkelt inte råd att inte göra detta på ett strukturerat sätt. En dålig eller obefintlig rekryteringsprocess leder till dåliga rekryteringar och dåliga rekryteringar leder till… ja ni fattar vad jag menar..
Vi borde tänka EXAKT likadant när det gäller att driva förändringsprocesser. Vi vet att det är jätteviktigt för oss att kunna hantera förändringar och vi vet att dåligt genomförda förändringar kostar massor med pengar, men hur många företag har en lika väloljad process för att driva förändringar som när vi rekryterar???
Det är min absoluta övertygelse – att skulle vi arbeta likadant kring förändringsarbete som vi gör i några av våra andra viktiga kärnprocesser så skulle vi lyckas bättre att uppnå önskade effekter i våra förändringsprojekt.

Bygg ditt företags förändringsförmåga utifrån följande 3 områden:
Här kommer några korta och enkla tips på hur ni kan ta de första stegen för att förbättra ert arbete med förändringar.
1. Metod och processer – ta fram en gemensam metod för hur ni driver förändringar. Skapa färdiga mallar och verktyg för ALLA i företaget att använda. Det finns att köpa på marknaden, men om det inte är aktuellt så kan man med ganska liten insats skapa sin egen metod och egna mallar.
2. Organisera ert arbete kring förändring – om ni har bestämt er för att jobba utifrån en gemensam metod för förändring behöver ni fundera på hur ni ska göra det. Ska ni ha separata förändringsledare i projekten, eller ska ni utbilda befintliga personer. Det finns fördelar och nackdelar med både och, det viktigaste är att ni tänker till kring hur ni ska göra det och genomför utifrån det.
3. Utbilda berörda ledare, chefer och medarbetare kring förändring. Ta fram ett gemensamt utbildningsmaterial som ni alltid använder inför och i en förändring. Ta fram en utbildning som riktar sig till alla medarbetare som handlar om att öka sin egen individuella förmåga att hantera förändringar. Ta fram en utbildning till alla ledare och chefer i förändringen i syfte att stötta dem i sitt ledarskap.
Min övertygelse är att det inte behöver vara svårt och omöjligt att uppnå lyckade förändringsarbeten. Våga börja satsa på att bygga upp er förmåga att hantera förändringar genom små steg, till slut kanske ni har en lika väloljad process för förändringar som till exempel rekrytering eller någon annan av era kärnprocesser.

Artikeln skriven av Catrin Brodin
Vill du läsa mer om att leda och lyckas med förändringar? Gå med i forumet Att leda förändringar – så funkar det
https://www.facebook.com/CatrinWayGroup/

Hej Mette – Vad jobbar du med?
Jag är konsult på Frontit i Öresundsregionen inom förändringsledning. Mitt nuvarande uppdrag är på ett globalt företag. Förändringen innebär att rulla ut Office 365 till ca 130 000 mottagare.

Vilken är din erfarenhet från att leda förändring?
Jag har jobbat med förändringsledning under senare år och har mer än 10 års erfarenhet inom kommunikation (bland annat från marknadsföring samt projektkommunikation). Min bakgrund är tidigare som civilingenjör inom telekom och IT och därmed är det extra motiverande om projekten relaterar till en teknisk lösning.

Vilka utmaningar har du stött på?
Generellt finns det en okunskap vad förändringsledning innebär och vilken nytta det kan ge företag,
t ex möjligheten att lättare och snabbare nå sina uppsatta mål. Samt att förändringsledning positivt påverkar ROI genom att fler jobbar enligt det nya sättet tidigare. En annan vanlig utmaning är insikten som uppstår när individen (både chefer och medarbetare) själva inser att de behöver bidra med arbete i förändringen, dvs inte bara en separat grupp inom företaget som jobbar med förändring. Förändringsledaren bör fokusera på att facilitera och stötta organisationen att utföra förändringen dels för att förändringen ska bli bestående och dels för att bygga upp kunskapen om förändringsledning inom organisationen.

Vad skulle du säga är viktiga framgångsfaktorer för att lyckas med förändringar?
Det är många faktorer som ska samspela för en bra förändring. Men för att välja några:

1) Aktiv sponsor av projektet (förändringen) som förstår sin roll och hur viktig den är för en lyckad förändring

2) Inkludera användare i organisationen med arbetet relaterat till förändringen ( t ex i en eventuell design fas och arbetet som följer efter det). Att inkludera skapar ett större engagemang.

3) ”Seeing is believing” – visa vad som kommer om möjligt, om förändringen t ex innebär ett nytt IT-system, satsa på en demo för användarna tidigt. Min erfarenhet är att det minskar viss typ av motstånd hos mottagarna och förändringen blir därmed också mer konkret.

4) Kommunikation, 5-7 ggr brukar man säga att man behöver repetera sitt budskap. Viktigt är också att mäta och följa upp hur man uppfattar det som kommuniceras ut samt vart individen befinner sig i sin förändringsresa. Detta kan vi bland annat på Frontit stötta företag med genom olika analyser, intervjuer etc.

Tack Mette för att du delade med dig av dina erfarenheter!
Vill du ta del av fler intervjuer, artiklar och inlägg i ämnet, välkommen in hit:
https://www.facebook.com/CatrinWayGroup/