admin, författare på - Sida 4 av 8
1
archive,paged,author,author-admin,author-1,paged-4,author-paged-4,ajax_fade,page_not_loaded,,qode-title-hidden,qode-theme-ver-10.1.2,wpb-js-composer js-comp-ver-5.1,vc_responsive

Fråga

Hej! Jag är projektledare och har precis blivit ansvarig för en förändring på mitt jobb. Vi ska implementera ett nytt affärssystem och i samband med det ändra våra arbetssätt ganska drastiskt. I mitt uppdrag ingår även att ansvara för förändringsledning och kommunikation. Nu skulle jag vilja ha tips kring hur jag skapar en bra kommunikation i arbetet. Tack på förhand! /Jenny

Experten svarar (Catrin)

Hej Jenny! Vad kul och grattis till uppdraget. Vad glad jag blir att ditt uppdrag även innehåller förändringsledning, det kommer öka era chanser att lyckas i arbetet!

Min erfarenhet är att hur man väljer att arbeta med kommunikation kring en förändring har avgörande betydelse för hur man kommer lyckas.  Jag tror aldrig jag har varit med om att projektgruppen vid utvärdering säger,    ” Vi kommunicerade för mycket”. Ofta kommunicerar man för lite, använder fel kommunikationskanaler och fångar inte alla intressenter.

Kommunikation är ett omfattande område, men jag ska ge dig ett par tips att tänka på!

Kommunikation vs Information

Det klassiska felet många gör när det kommer till kommunikation är att blanda ihop kommunikation och information. Jag har många gånger hört förändringsledare säga – ”Men vi har informerat 20 gånger och de har fortfarande inte förstått vad det är som ska göras”. Enkelt uttryckt är information enkelriktad, en person talar om för en annan person eller grupp någonting och går sedan därifrån. Kommunikation är dubbelriktad och betyder att man istället skapar en dialog tillsammans med personer eller grupper och tar ansvar för och möter de reaktioner som uppkommer. Jag vill även hävda att det i förändringssammanhang inte räcker att bara kommunicera, du som förändringsledare behöver även ta ansvar för att förankra att din kommunikation når fram. Du behöver ”ta kvitto” på att dina medarbetare har förstått genom att ställa följdfrågor, ha en diskussion etc.

Kärnbudskap och enkelhet i kommunikationen

Din uppgift som förändringsledare är att göra kommunikationen begriplig för de som berörs av förändringen. Det är en konst att göra det svåra enkelt. Alldeles för många presentationer jag har deltagit på har haft för mycket information och text i presentationerna. En tumregel är att ha som mål att aldrig visa mer än 5-10 bilder/slides på en presentation. (oavsett hur lång tid ni har på er)

Ett konkret tips från mig är att göra ett antal presentationsbilder som beskriver kärnbudskapet i förändringen. Gör till exempel ett par bilder som beskriver varför ni gör förändringen, en bild som beskriver vad som ska göras och en bild som beskriver hur det ska gå till. Bygg gärna en ”story” kring förändringen. Lägg tid på att få till visuellt snygga och tilltalande (och enkla) bilder. Använd sedan dessa hela tiden i er kommunikation.

Identifiera dina intressenter

En grundläggande förutsättning när du ska arbeta med kommunikation är att du är medveten om vilka som berörs av förändringen, vilka som är dina intressenter. Att identifiera dina intressenter gör du enklast i en intressentanalys (finns enkla excelmallar att använda) – fundera över vilka som berörs och hur de berörs.

Olika kommunikationskanaler

Att välja rätt kanal för kommunikation kan ha avgörande betydelse för hur kommunikationen uppfattas och når fram. Använd olika kanaler för olika typer av information. Blanda stormöten, mindre möten, ”one to one” möten mellan chef och medarbetare. Bestäm hur ni ska använda intranät och andra tillgängliga kommunikationsplattformar. Min erfarenhet är att man ska i möjligaste mån UNDVIKA MAIL som kommunikationskanal….

Gör en kommunikationsplan

Utifrån din intressentanalys gör du en kommunikationsplan. Använd de olika kommunikationskanalerna. Följande bör finnas med i en kommunikationsplan:

 

  • Till vem ska vi kommunicera?
  • Vad ska vi kommunicera?
  • Hur ska vi kommunicera?
  • Till vem ska vi kommunicera?
  • När ska vi kommunicera?

Repetera, repetera och repetera

Upprepning är kunskapens moder – är ett välkänt begrepp och fullt applicerbart när det gäller kommunikation. Vi människor behöver få höra saker flera gånger för att vi ska förstå, ta till oss kommunikationen och för att vi ska kunna åstadkomma en förändring. Olika personer tar till sig kommunikation olika snabbt och vissa föredrar mail och andra föredrar muntlig kommunikation och så vidare. Din uppgift som förändringsledare blir att tillgodose alla dessa behov. Du som förändringsledare kommer behöva repetera kommunikationen i flera kanaler och många gånger.

Till sist, ett stort lycka till med arbetet kring kommunikationen i projektet! Hoppas tipsen kommer till nytta! / Catrin

Vill du läsa mer om att leda och lyckas med förändringar? Gå med i forumet Att leda förändringar – så funkar det

https://www.facebook.com/CatrinWayGroup/

 

 

 

Hej Jonas! Vad jobbar du med?
Jag leder ett företag som heter Gigger och har förmånen att på ett ansvarsfullt sätt bidra till en bättre fungerande arbetsmarknad.
Hela den amerikanska arbetsmarknadens tillväxt skedde förra året i alternativa anställningar i det som kallas uppdragsekonomi eller gig-ekonomi. Enligt en rapport från konsultfirman McKinsey ligger andelen giggers i dagsläget på 20–30 % i Europa och USA. Gruppen växer lavinartat. Mjukvaruföretaget Intuit bedömer i en rapport att 40 % av arbetskraften i USA kommer vara giggers år 2020, det vill säga arbeta uppdragsbaserat antingen som konsulter, frilansare eller projektanställda.
För oss lokalt i Sverige innebär detta att den svenska modellen utmanas. Våra giggers säger att flexibilitet och trygghet är de viktigaste och mest avgörande faktorerna till att de väljer att jobba som giggers. För oss på Gigger är en grundvärdering att erbjuda just trygghet vilket sker genom fullt arbetsgivaransvar med försäkringar, skatte- och pensionsavsättningar.

Det låter spännande att få vara med och utveckla arbetsformer, men vad är egentligen en Gigger?
Giggers eller “giggare” är en person som utför gig för företag som uppdragsgivare genom Bolagets plattform som frilansare, timanställd eller projektanställd. Giggern är en person som föredrar minimal administration, högre flexibilitet och tillgång till fler gigs än om personen hade varit klassiskt visstidsanställd.

Vad har du för erfarenhet från att leda förändringar?
Som person triggas jag av förändring och utveckling, jag excellerar inte inom förvaltning. Min grundtes är att förändring skapas i det lilla med resultatet att det stora över tid på bestående sätt kan påverkas. Med detta menar jag inte att visionen saknar betydelse utan att man ska vara nogsam med vad det är som accelererar förändringen och således också vilka KPI:er man ska följa upp på. Jag har allt för många gånger sett att man följer upp förändringsprojekt med ”resultat-KPI:er” och därför hela tiden styrt på historisk data.

Vilka utmaningar har du stött på i samband med förändringar?
En tidigare kollega beskrev vid ett större förändringsprocess att resan skulle vara lite som när man poppar popcorn; vissa medarbetare börjar poppa väldigt tidigt, den stora gruppen medarbetare poppar ungefär samtidigt och en del medarbetare kommer aldrig poppa utan bli brända. Det kan tyckas som en töntig metafor men visat sig stämma väldigt ofta och påverkat mitt sätt att kommunicera och resursallokera förändringsprojekt.

Vad skulle du säga är viktiga framgångsfaktorer för att lyckas med förändringar?
Många gånger är det svårt att definiera de enkla dagliga uppgifterna som ska läggas till, tas bort eller göras på annat sätt för att skapa livskraftig förändring och nå det övergripande slutgiltiga resultatet. För en helt otränad person är det viktigare att komma ut ombytt varje dag och lugnt jogga 10 minuter än att visualisera ett framgångsrikt maraton. Med den dagliga aktiviteten börjar individen se sig själv som hälsosam, som en löpare och med det fattas andra beslut i vardagen kring kost, vardagsmotion etc. Därefter är inte Maraton endast för andra.

Tack Jonas för att du delade med dig av dina erfarenheter!

Vill du ta del av fler intervjuer, artiklar och inlägg i ämnet, välkommen in hit:
https://www.facebook.com/CatrinWayGroup/

Fråga till ledningsgruppen:
Vad kommer vara viktigast för att ni ska lyckas med förändringen?
Svar från ledningsgruppen:
Det är att våra medarbetare förstår, tar till sig och jobbar enligt det nya arbetssättet

Det här är enligt mig ett mycket vanligt scenario. Ett företag ska genomföra en förändring, de allra flesta ledningsgrupper är medvetna om att det kommer vara viktigt att få med sig medarbetarna. När det är dags att allokera resurser till projektet/förändringen så läggs i princip alla på den tekniska eller funktionella lösningen. Det vanligaste är att det inte finns någon i projektet som är ansvarig för själva förändringen (dvs att jobba med förändringsledning) ibland kanske någon enstaka person som får i uppdrag att lägga några timmar på det. I undantagsfall har jag stött på att man tar in en förändringsledare som ska stötta projektet i förändringen.

Jag är helt övertygad om att här är den enkla förklaringen till att många förändringsarbeten misslyckas!! Ledningsgruppen är medveten om att medarbetarnas engagemang och förmåga att förändra sig är viktigt, men resursallokeringen görs inte utifrån det…

Vi (alla företag) måste inse att nyckeln till framgång i förändringsarbete är att avsätta tid, resurser, pengar för att jobba med förändringsledning. Börjar vi göra det kommer det också börja gå bättre!

Någon som håller med?

Vill du läsa mer om att leda och lyckas med förändringar? Gå med i forumet Att leda förändringar – så funkar det
https://www.facebook.com/CatrinWayGroup/

Fråga:
Hej! Jag är medarbetare på ett ganska stort internationellt bolag. Vi har mycket förändringar på gång, initiativ startas hela tiden så det är svårt att hålla kolla på alla. Varje förändring som ska göras blir ett projekt med en projektledare och projektgrupp. Medarbetare är med i referensgrupper. Själv är jag med i 5 st referensgrupper nu för olika förändringsinitiativ. Jag och mina kollegor börjar bli ”förändringströtta” med alla dessa pågående projekt och min fråga är, måste verkligen alla förändringar drivas som projekt? Tänk om förändringarna kunde drivas i den vanliga organisationen, jag tror vi skulle bli mindre förändringströtta då. Vad säger ni om det?

Experten svarar:
Hej! Vilken bra och relevant fråga. Jag ska göra mitt bästa för att svara och ge tips. Till din fråga om verkligen alla typer av förändringar behöver drivas i projekt så är mitt enkla svar NEJ, men också det beror på.
För att kunna svara på frågan måste vi bena ut vilken typ av förändring det gäller. Är det en stor förändring, till exempel byte av ett affärssystem, stor omorganisation etc som påverkar hela bolaget eller är det en mindre förändring av till exempel rutiner och arbetssätt på en enskild avdelning i bolaget. Sen finns det ett spann där emellan så klart. När det gäller stora förändringar som påverkar många personer är nog den bästa formen att driva det i någon form av projekt, det blir troligen för ineffektivt att inte göra det. Däremot måste man alltid fundera på hur linjeorganisation och medarbetare involveras även om det drivs i projektform. Utan involvering och delaktighet från linjeorganisation och medarbetare lyckas man sällan…
När det gäller mindre och kanske medelstora förändringar drömmer jag om att man inte ska behöva tillsätta projekt i tid och otid för att det ska bli gjort. Målet bör vara att medarbetare, ledare och chefer i linjeorganisationen kan identifiera, initiera och själva driva de förändringar och förbättringar som behöver göras. Hur ska man komma dit då? I grund och botten så gäller det att skapa en kultur som stöttar i förändring. Att det anses naturligt att hela tiden jobba med ständiga förbättringar och utveckling i det dagliga arbetet. Jobbar man naturligt med ständiga förbättringar blir troligen inte behovet av ”big bang” förändringar så stort är min övertygelse.
Jag själv är väldigt intresserad av det agila tänket kring förändringar. Med ett agilt förhållningssätt drivs förändringar i det dagliga arbetet av teamet/människorna som är närmast där förändringen ska ske. Jag och en kollega har gjort ett webinar om det för den som är nyfiken:
Här länken:

https://www.youtube.com/watch?v=yyGPBH6VwRU&feature=youtu.be

Ett annat hjälpmedel man kan använda sig av för att underlätta hur en förändring ska organiseras är den här modellen jag beskriver i min bok ”Att leda förändringar – så funkar det”

Jag önskar dig och dina kollegor ett stort lycka till med era förändringsarbeten framöver, hoppas att du har fått några matnyttiga tips du kan ta upp för diskussion på jobbet!

Med vänlig hälsning / Catrin

Vill du läsa mer om att leda och lyckas med förändringar? Gå med i forumet Att leda förändringar – så funkar det
https://www.facebook.com/CatrinWayGroup/

Hej Maria! Vad jobbar du med?
Jag är konsult på mitt eget bolag MariaB AB. Jag har specialiserat mig på att hjälpa kunder inom områdena Nyttorealisering, Portföljstyrning och Projektkontor. Jag arbetar som förändringsledare, projektledare och verksamhetsutvecklare.

Vad har du för erfarenhet från att leda förändringar?
De tre senaste projekten har handlat om att etablera portföljstyrning och projektkontor. För att lyckas kräver det förankring uppifrån i verksamheten och att cheferna är aktiva och syns i kommunikationen. Projektets roll har varit att leverera möjliggörare och driva samt genomföra stödaktiviteter, utbildningar, informations-och kommunikationsarbete men även till viss del varit aktiv i uppföljning av förändringar och nyttor i verksamheten.
Projekten har skapat förutsättningar och motiverar intressenterna att ta steget och utvecklas till det ”nya normala”, och ledarna i verksamheten hjälper individerna att ta de känslomässiga stegen.
De som har varit ägare av förändringen har ingått i projektets styrgrupp och verkat som viktiga ambassadörer och ledare av förändringen. När projekten avslutats krävs oftast ett fortsatt förändringsarbete.

Vilka utmaningar har du stött på i samband med förändringar?
Att skapa förändringsvilja är en utmaning då många organisationer är förändringströtta. Genom att skapa förståelse för orsaken och varför förändringen behövs och genomförs så har man kommit en bra bit på väg. VARFÖR förändringen ska göras samt vilka nyttor som ska uppnås ska hela tiden vara central i all information, kommunikation och samtal. När medarbetaren har förstått varför så kommer ofta acceptans och viljan att vara med naturligt.
Det är även en utmaning att möta individer utifrån individens behov då de befinner sig på olika ställen i förändringsresan. Hitta sätt att kommunicera, engagera och stötta för att skapa engagemang och förändringsvilja.
Ytterligare en utmaning vid förändringsledning är uthålligheten och verkligen hålla i tills det ”nya är det normala” är det normala och ett stabilt läge.

Vad skulle du säga är viktiga framgångsfaktorer för att lyckas med förändringar?
• Ett tydligt VARFÖR och engagemang av de som äger och leder förändringen.
• Kunskap om förändringsnivån i organisationen samt kompetens och verktyg för att strukturerat arbeta med och uppnå förändringen. Både på individuell- och organisatorisknivå.
• Glädje, energi och empati.
• Uthållighet samt att fira framgångar som skapar en plattform för att känna tillfredsställelse och framgång i förändringen.

Lästips
Kunskap om vikten av en strukturerad förändringsledning är på stark frammarsch vilket är viktigt för Sveriges digitalisering och utveckling. Att myndigheter börjar förstå betydelsen att uppnå förväntade nyttor med stöd av förändringsledning vittnar den nya vägledningen från ESV om som heter ”Att leda förändring i offentlig verksamhet

Tack Maria för att du delade med dig av dina erfarenheter!

Vill du ta del av fler intervjuer, artiklar och inlägg i ämnet, välkommen in hit:
https://www.facebook.com/CatrinWayGroup/

Jag vill ta tillfället i akt att marknadsföra en webbplats för alla er som är förändringsintresserade. Det är min vän och samarbetspartner Clas Lundhagen som står bakom den. Här berättar Clas om den och vem han är.

Vad är ledaforandring.se?
En webbplats för att förstå och lära sig leda lyckad förändring och utveckling.

Vilka är den tänkt för?
Chefer, ledare, projektledare, förändringsledare.

Vem är du Clas?
Jag som ligger bakom ledaforandring.se heter Clas Lundhagen. Jag har erfarenhet som förändringsprojektledare sedan 2008 och jobbar idag som organisationskonsult på INDEA.

Varför en webbplats om förändring?
Redan 2008 skapade jag ledaforandring.se därför att jag själv saknade en webbplats om förändringsledning, när jag blev förändringsprojektledare i ett större projekt med mycket motstånd. Min ambition var att göra det lättare för andra förändringsledare att ta del av den kunskap som jag lyckats hitta inom området.
Efter 10 års arbete med förändringsprojektledning och utvecklingsprogram för förändringsledare kände jag förra året ett behov av att också förmedla mina egna lärdomar och användbara modeller och verktyg. Jag har märkt att olika typer av förändringsarbete krävde olika strategier för förändringsarbetet, även om de underliggande faktorer kring förändring och motstånd är desamma.
I februari 2018 lanserade jag därför en helt omgjord och utökad ledaforandring.se. Min vision är att den nya webbplatsen ska hjälpa till att lyfta chefers och andra förändringsledares förmåga att förstå och leda lyckad förändring!

Tack Clas och lycka till med din nya webbplats!

Vill du ta del av fler intervjuer, artiklar och inlägg i ämnet, välkommen in hit:
https://www.facebook.com/CatrinWayGroup/

Hej Maria! Vad jobbar du med?
Jag jobbar som förändringsledningsexpert hos IT Konsultföretaget Acando. Jag hjälper Acandos kunder med olika digitala förändringsprojekt. Konkret jobbar jag för att få med människorna på den förändringen som ofta redan är bestämd i organisationen.

Vad har du för erfarenhet från att leda förändringar?
Att leda förändringar är det jag har jobbat med under hela mitt yrkesverksamma liv. Jag har varit anställd på Acando i 8 år.

Ett av mina första roliga stora uppdrag på Acando var att vara projektledare för att vi skulle skriva en nordisk IT-strategi för ett stort byggföretag. Vi hade ett team både bestående av personal från företagets organisation tillsammans med ett gäng expertkonsulter ifrån olika områden. Dessa puschade jag framför mig med två workshopar per vecka där vi stötte och blötte hur vi önskade att strategin skulle vara. Det var en mycket intressant och lärorik process. Jag fick sedan äran att vara kvar i företaget och jobba tillsammans med HR för att försöka att få strategin att hända på riktigt i verksamheten.

De senaste två åren har jag jobbat i en stor global organisation med att förbättra den digitala arbetsplatsen genom att bland annat införa Office 365 och Windows 10. För att lyckas med detta har jag arbetat genom organisationen och satt upp en förändringsorganisation som jag arbetat igenom för att få ut budskapet i organisationen. Viktigt har också varit ett business champions program med huvudsyftet att skapa en lärande organisation.

Vilka utmaningar har du stött på i samband med förändringar?
Ledningen måste stå bakom förändringen! De måste förstå den, sätta upp mål och uppföljning på förändringen för att den skall hända.
Det tar tid och energi att förändra sig, att lära sig ett nytt arbetssätt. Många medarbetare idag är redan förändringströtta. De är redan många andra saker som förändras i deras organisation och liv, och så kommer vi med ännu fler saker som förändras. Vi alla måste nog förstå att förändring är det nya. Det är dock inte bara utseende och funktion som förändrar sig. Det är en kulturell förflyttning att få till en lärande organisation, där det ges utrymme och tid att lära sig nya saker.

Vad skulle du säga är viktiga framgångsfaktorer för att lyckas med förändringar?
1. Glädje, försök att formulera ditt budskap på ett roligt och positivt sätt. Arbeta för att få till ett projekt organisation som är fylld av glädje, positiv energi och beslutsamhet framåt.
2. Kommunikation, kommunikation, kommunikation, anpassa budskapet, repetera budskapet, säg samma sak om och om igen tills du har tröttnat på din egen röst. Alltid med samma glädje som om det vore den första gången du säger det.
3. Ledarskapet, se till att du har cheferna med dig. Hjälp ledarna att synas att säga rätt saker. Spökskriv meddelande som de kan gå ut med. Hjälp ledningen att lyckas, så kommer du att lyckas.
4. Ha tålamod, det tar tid att förändra sig.

Du brukar prata om att jobba med Huvud – Hjärta – Hand, det blir jag nyfiken på, vad menar du med det?

Huvud: Först måste medarbetarna förstå varför förändringen äger rum. Ofta är det så att ledningen har suttit och pratat om förändringen länge, när den väl kommer ut till medarbetarna behöver de också en lång tid på sig att smälta och ta till sig förändringarna som står framför dörren. Klassiskt brukar jag prata om att cheferna sitter i loket på ett långt tåg där deras vagn har redan kommit ur en lång tunnel och de ser ljuset kring varför den här nu bestämda förändringen måste genomföras. Men samtliga medarbetare som sitter i alla vagnarna bakom är fortfarande inne i mörkret i tunneln och vet inte vart tåget är på väg. Jag hjälper till att säkerställa att samtliga medarbetare får vetskap om förändringen och kan ta den till sig.

Hjärta: I nästa steg pratar vi om att medarbetarna måste förstå – vad är bra med den här förändringen för mig personligen? Eller hur påverkar den här förändringen mig personligen? Alla förändringar är inte alltid positiva. Men för att kunna agera på den förändring som står framför dig måste du veta hur den påverkar dig, eller vad du förväntas göra, vilken roll du har som individ. Det bästa är också om de medarbetare som kommer att bli påverkade också är med och kan påverka och kravställa hur det nya arbetssättet och de nya arbetsprocesserna skall se ut.

Hand: Inte förrän vi får acceptansen för det nya sättet att arbeta kommer vi kunna faktiskt förändra hur arbetet praktiskt utförs. Jag jobbar ofta med verktyg som att sätta upp en kommunikationsplan och utbildningsplan för att hjälpa medarbetarna att få konkret kunskap kring hur de nu skall jobba på ett nytt sätt.

Jag vet att du har varit med i olika podcast om förändringsledning, var kan man hitta dem?
Jag har nyligen varit med i två olika podcast och pratat om förändringsledning.
• CRM Rocks avsnitt 60 – Digital Transformation and Change with Maria Nordh
• Acandos ChangePodden avsnitt 3 – Förändring i internationella organisationer med Maria Nordh

Tack Mariaför att du delade med dig av dina erfarenheter!
Vill du ta del av fler intervjuer, artiklar och inlägg i ämnet, välkommen in hit:
https://www.facebook.com/CatrinWayGroup/

Hej Helène – Vad jobbar du med?
Jag har arbetat som HR-direktör och HR-chef på SVT de senaste 20 åren. Har även ett förflutet inom offentlig sektor, där jag arbetat med HR-frågor i ca 17 år.
Sedan årsskiftet driver jag egen verksamhet som konsult inom HR och som coach & mentor. Jag tar även interimsuppdrag som HR-chef och HR-businesspartner. Mitt hjärta klappar för HR-frågorna, så det är roligt att få dela med mig av erfarenhet och kunskap till olika företag.

Vad har du för erfarenhet från att leda förändringar?
Jag har en gedigen erfarenhet av förändringar. De har gått som en röd tråd genom hela mitt arbetsliv. Både stora som små sådana. Jag har varit ansvarig för att driva igenom många och stora förändringar. En hel del av dem har också inneburit stora ekonomiska besparingar samt nedskärning av personal.

Vilka utmaningar har du stött på i samband med förändringar?
Jag har stött på väldigt många utmaningar i samband med förändring. Förändring är svårt. Den drivs ofta av rationella skäl, men reaktionerna är ofta känslomässiga. Motståndet från medarbetarna kommer nästan per automatik, så man måste nå dem både känslomässigt och med rationella förklaringar. Så viktigt att ledningen kan vara tydlig med varför förändringen ska ske. Av vilken anledning behövs företaget stöpas om? Är det drivet av ekonomiska skäl, konkurrensskäl, digitalisering etc? Detta och att ledningen tar fram en tydlig framtidsbild/vision är superviktigt för att få med sig medarbetarna i förändringen.

En annan utmaning är att få med sig alla mellanchefer. Förändring skapar lätt oro för den egna situationen. – Vad ska hända med mig? Det gäller för ledningen att skapa trygghet för cheferna, så att de i sin tur kan vara det stöd som medarbetarna kräver och behöver för att de ska känna sig trygga. Att ledningen inklusive mellancheferna pratar med ”en röst” är jätteviktigt för att skapa trovärdighet i organisationen. Om medarbetarna upplever att den egna chefen är missnöjd, inte tror på förändringen eller om chefer säger olika saker, tappar medarbetarna lätt förtroendet för ledningen. De kan misstänka att ledningen inte är helt ärlig och trovärdigheten riskerar att minska. Detta leder ofta till att mycket energi går åt att diskutera oklarheter istället för att fokusera på arbetsuppgifterna.
En stor utmaning är att förändringar tar tid – man måste förlita sig till processen, men man kan inte undvika att hamna i ett limboläge, vilket skapar oro, frustration och missnöje. Här gäller det för ledningen att ha fokus på målet och att även tillsätta rätt stöd. Det kan handla om en mentor till cheferna, dialog, regelbunden information/kommunikation, skapa delaktighet etc.

Vad skulle du säga är viktiga framgångsfaktorer för att lyckas med förändringar?
– En tydlig vision om framtiden och ett tydligt VARFÖR
– En samstämmig och enig ledningsgrupp som pratar med ”en röst”
– Tydlig kommunikation och information med möjlighet att ställa frågor i dialog
– Tålamod att bemöta oro samt kunskap om hur människor reagerar i förändring

Tack Helene för att du delade med dig av dina erfarenheter!
Vill du ta del av fler intervjuer, artiklar och inlägg i ämnet, välkommen in hit:
https://www.facebook.com/CatrinWayGroup/

Hi Joel! What are you working with?
– I work at Dandy People with Agile Change Management, an area that has become a necessity in today’s fast changing and complex business environment.

What can change management practitioners learn from Agile?
– We practitioners have come to see that traditional change management tools don’t work too well in a highly complex and changing environment where we can’t just “analyze, plan and execute”.

As an expert in Agile – how would you say that changes are handled in the domain of Agile domain?
– Change in Agile is often seen as being the same thing as going from traditional ways of developing products to implementing Agile. This change in itself is sometimes handled in a very traditional way with a plan, milestones and follow-ups.

How is Agile Change Management different?
– Agile Change Management makes the change itself agile! It combines agile practices with critical elements of knowledge about how humans react to change. We also make sure we don’t run into statistical pitfalls in a high-variation environment. Agile Change Management is applicable in a variety of areas beyond only changing product development methodology to Agile.

– We use two circles to illustrate Agile Change Management. The outer circle represents a particular change from baseline to goal level. It contains both a people track and a system track as both dimensions are needed for change to happen quickly and ensure return on investment. The inner circle is the iterative discovery of what actually works in terms of bringing people and system to work in a new and improved way.

What challenges do you see in leading change in an agile way?
– Convincing stakeholders that are used to the pseudo-security of long detailed plans that an iterative approach actually gets them to where they need to be as opposed to where they initially thought that they would need to go.

What is Agile Change Management based on?
– We base Agile Change Management on a combination of concepts from Lean, Agile, DMAIC and the Standard by ACMP (Association of Change Management Professionals). A free poster to visualize Agile Change Management is available here https://dandypeople.com/blog/agile-change-management-free-poster/

Thanks Joel for charing your experience with us!

Interviewed by Catrin Brodin

Are you intrested in more articles and interesting reading about change, join this facebook forum (swedish)
https://www.facebook.com/CatrinWayGroup/

Fråga?
”Hej! Jag är mellanchef i ett medelstort företag med många förändringar på gång. Min upplevelse är att vi misslyckas gång på gång med vårt förändringsarbete. Vi uppnår inte de effekter vi tänker, personalen är missnöjd och jag som chef är frustrerad…
Varför tror ni att det är så många företag som hela tiden misslyckas med sina förändringsarbeten?”
Experten svarar
Det här är tyvärr en fråga jag ofta får. Att många liksom chefen bakom frågan känner en uppgivenhet kring förändringsarbete och att upplevelserna är mer misslyckade arbeten än lyckade…
Det finns förstås massor med förklaringar varför det går fel, men om jag ska lyfta fram ett antal områden som jag ändå tycker är dominerande faktorer i misslyckade förändringar är det dessa:
1. De som initierar förändringen och är ansvariga för den (oftast någon form av ledningsgrupp) underskattar hur stor påverkan förändringen har för de människor som påverkas av den. Ett affärssystembyte verkar ”på pappret” inte vara någon stor förändring, men när det kommer till implementering så visar sig att det innebär stora förändringar i arbetssätt och rutiner.
2. Inget tydligt syfte och mål med förändringen. De som initierar förändringen har kanske en klar bild av varför förändringen ska göras och vad som ska uppnås, men underskattar informationsövertaget som finns mellan dem och de som påverkas. Utan ett tydligt syfte och mål med förändringen saknas den viktiga kompassen som behövs för att alla ska förstå varför förändringen sker.
3. Ledningen står ej bakom – det är allt för vanligt med en osynlig ledning i förändringarna. Arbetet delegeras till en projektledare, förändringsledare eller chef som får ansvaret för att driva förändringen. Ledningen har som uppgift att tydligt visa att just den här förändringen är viktig, att den måste prioriteras och vara de som skapar förutsättningar och resurser.

Om dessa tre områden är de största anledningarna till misslyckade förändringsarbeten så blir ju ändå lösningen ganska enkel 😊!
1. Gör en ordentlig målgruppsanalys i början av arbetet. Analysera vilka som berörs av förändringen, hur de påverkas och när. Det skapar förutsättningar att inte underskatta hur stor påverkan blir på de som påverkas.
2. Formulera ett tydligt syfte och mål med förändringen. Dokumentera det på ett visuellt sätt och kommunicera det ofta.
3. Se till att det alltid finns en tydlig sponsor/beställare hos ledningen. Den personen är ansvarig för att de finns rätt förutsättningar för den som driver förändringen.

Hoppas att svaret är till hjälp! Med vänlig hälsning/ Catrin Brodin
Vill du läsa mer om att leda och lyckas med förändringar? Gå med i forumet Att leda förändringar – så funkar det
https://www.facebook.com/CatrinWayGroup/