Struktur, ordning och reda skapar framgångsrika förändringar
Ta ett djupt andetag och tänk på hur ni driver ert förändringsarbete – tänk er följande scenario:
- Vi driver alltid våra förändringar på ett medvetet, strukturerat och effektivt sätt
- Vi organiserar alltid våra förändringar utifrån de förutsättningar som gäller för just aktuell förändring
- Vi har en gemensam metod för förändringsarbete som alla har kunskap i och som vi alla använder
- Vi har alltid en plan för uppföljning i våra förändringsarbeten och vi mäter alltid de önskade effekterna i våra förändringar
Känner ni igen er? Bra då driver ni troligen era förändringsprojekt effektivt! Har ni en bit kvar – häng kvar och läs denna artikel, den handlar om vikten av en bra struktur och ordning och reda i förändringsarbetet.
Förra veckan handlade artikeln om vilken påverkan företagskulturen har i era förändringar. Idag fortsätter jag med framgångsfaktorn – STRUKTUR.
- Tydligt syfte och mål
- Fokusera på människorna i förändringen
- Ha en tydlig struktur och metod för hur förändringen ska drivas
Hur stor betydelse har ordning och reda och struktur för möjligheten att lyckas med förändringen?
JÄTTEMYCKET enligt mig. Man kan vara duktig på att förmedla syfte och mål och jobba med människorna i förändringen (som mina tidigare artiklar handlar om) men utan en tydlig och medveten struktur på HUR förändringen ska drivas kommer ni aldrig att lyckas fullt ut. Brist på struktur skapar förvirring kring vem som ska göra vad, arbetet blir ineffektivt och rörigt och risken finns att man ”uppfinner hjulet” varje gång en ny förändring ska startas. I de förändringsprojekt jag har lett genom åren så har vi lyckats bättre då vi har haft en bra struktur. Känslan att gå in i ett förändringsprojekt och ha en färdig ”verktygslåda” att använda är oslagbar! Det finns mycket att skriva om när det gäller att skapa en bra struktur, men om jag ska lyfta fram de 3 viktigaste sakerna så får de bli dessa:
- Hur ni organiserarer förändring
- Skapa en enhetlig metodför hur ni driver själva förändringsarbetet
- Skapa bra förutsättningar för uppföljning
Organisation för förändringsarbetet
Lägg tid på och fundera över hur ni ska organisera förändringsarbetet. Ett exempel – Hur stor är själva förändringen? Måste vi göra ett projekt av det eller är det något som kan rymmas inom ramen för befintlig linjeorganisation? Om ni driver förändringen som ett projekt där resultatet ska implementeras i linjeorganisationen – då MÅSTE representanter från linjen vara med i projektet för att skapa tidig förankring och förståelse. Det finns olika typer av organisationsformer som passar för olika förändringsprojekt. (jag har beskrivit dem närmare i en enkel modell i min bok ”Att leda förändringar – så funkar det”.) Det viktigaste är att man gör ett aktivt val av organisationsform som kommer kunna stötta karaktären av just er förändring.
Enhetlig metod
Det finns färdiga metoder för förändringsarbete att köpa på marknaden. Men har ni inte någon sådan, misströsta inte… det går att med ganska enkla medel själv skapa en enkel enhetlig metod för hur ni driver era förändringar. Ta fram ett antal nyckeldokument/modeller som ni tycker är viktiga moment att göra i förändringen. Kommunicera till alla att de finns och att det är de som ska användas (jag lovar, alla blir jätteglada för att slippa uppfinna själva..). Sådana dokument kan vara; enkla projektdirektiv som beskriver vad som ska uppnås och levereras i förändringsprojektet, intressentanalyser, kommunikationsplaner, utbildningsplaner, enkel projektmetod med ett antal obligatoriska aktiviteter kopplade till varje fas etc.
Uppföljning
Det är en sliten klyscha – ”Det som man inte följer upp händer inte” men det är sant. Redan i tidig fas i projektet måste ni bestämma hur ni ska följa upp era önskade effekter med förändringen. Fundera över vad är det som ska göras annorlunda efter förändringen och hur man kan mäta det? Sätt upp ett antal mätetal/KPI:er tidigt och börja mäta. Den förändringsledare som vill få guldstjärna sätter ihop mätetalen/KPI:erna i ett Balanced Scorecard för förändringen som används i den kontinuerliga uppföljningen med era beställare/sponsorer av projektet.
Tycker du ämnet är intressant?
Det här var den 5e och sista artikel i serien, hoppas du har haft nytta av dem. Är du också som jag intresserad av HUR vi faktiskt jobbar med förändringsledning, kommentera, dela med dig av dina erfarenheter.
Läs mer om att leda och lyckas med förändringsarbete
Vill du läsa mer om mina framgångsfaktorer för lyckade förändringar? Läs boken Att leda förändringar – så funkar det som finns att beställa här.
