Jag är projektledare och har precis blivit ansvarig för en förändring på mitt jobb. Vi ska implementera ett nytt affärssystem och i samband med det ändra våra arbetssätt ganska drastiskt. I mitt uppdrag ingår även att ansvara för förändringsledning och kommunikation. Nu skulle jag vilja ha tips kring hur jag skapar en bra kommunikation i arbetet. Tack på förhand! /Jenny
Experten svarar (Catrin)
Hej Jenny! Vad kul och grattis till uppdraget. Vad glad jag blir att ditt uppdrag även innehåller förändringsledning, det kommer öka era chanser att lyckas i arbetet!
Min erfarenhet är att hur man väljer att arbeta med kommunikation kring en förändring har avgörande betydelse för hur man kommer lyckas. Jag tror aldrig jag har varit med om att projektgruppen vid utvärdering säger, ” Vi kommunicerade för mycket”. Ofta kommunicerar man för lite, använder fel kommunikationskanaler och fångar inte alla intressenter.
Kommunikation är ett omfattande område, men jag ska ge dig ett par tips att tänka på!
KOMMUNIKATION VS INFORMATION
Det klassiska felet många gör när det kommer till kommunikation är att blanda ihop kommunikation och information. Jag har många gånger hört förändringsledare säga – ”Men vi har informerat 20 gånger och de har fortfarande inte förstått vad det är som ska göras”. Enkelt uttryckt är information enkelriktad, en person talar om för en annan person eller grupp någonting och går sedan därifrån. Kommunikation är dubbelriktad och betyder att man istället skapar en dialog tillsammans med personer eller grupper och tar ansvar för och möter de reaktioner som uppkommer. Jag vill även hävda att det i förändringssammanhang inte räcker att bara kommunicera, du som förändringsledare behöver även ta ansvar för att förankra att din kommunikation når fram. Du behöver ”ta kvitto” på att dina medarbetare har förstått genom att ställa följdfrågor, ha en diskussion etc.
KÄRNBUDSKAP OCH ENKELHET I KOMMUNIKATIONEN
Din uppgift som förändringsledare är att göra kommunikationen begriplig för de som berörs av förändringen. Det är en konst att göra det svåra enkelt. Alldeles för många presentationer jag har deltagit på har haft för mycket information och text i presentationerna. En tumregel är att ha som mål att aldrig visa mer än 5-10 bilder/slides på en presentation. (oavsett hur lång tid ni har på er)
Ett konkret tips från mig är att göra ett antal presentationsbilder som beskriver kärnbudskapet i förändringen. Gör till exempel ett par bilder som beskriver varför ni gör förändringen, en bild som beskriver vad som ska göras och en bild som beskriver hur det ska gå till. Bygg gärna en ”story” kring förändringen. Lägg tid på att få till visuellt snygga och tilltalande (och enkla) bilder. Använd sedan dessa hela tiden i er kommunikation.
IDENTIFIERA DINA INTRESSENTER
En grundläggande förutsättning när du ska arbeta med kommunikation är att du är medveten om vilka som berörs av förändringen, vilka som är dina intressenter. Att identifiera dina intressenter gör du enklast i en intressentanalys (finns enkla excelmallar att använda) – fundera över vilka som berörs och hur de berörs.
OLIKA KOMMUNIKATIONSKANALER
Att välja rätt kanal för kommunikation kan ha avgörande betydelse för hur kommunikationen uppfattas och når fram. Använd olika kanaler för olika typer av information. Blanda stormöten, mindre möten, ”one to one” möten mellan chef och medarbetare. Bestäm hur ni ska använda intranät och andra tillgängliga kommunikationsplattformar. Min erfarenhet är att man ska i möjligaste mån UNDVIKA MAIL som kommunikationskanal….
GÖR EN KOMMUNIKATIONSPLAN
Utifrån din intressentanalys gör du en kommunikationsplan. Använd de olika kommunikationskanalerna. Följande bör finnas med i en kommunikationsplan:
- Till vem ska vi kommunicera?
- Vad ska vi kommunicera?
- Hur ska vi kommunicera?
- Till vem ska vi kommunicera?
- När ska vi kommunicera?
REPETERA, REPETERA OCH REPETERA
Upprepning är kunskapens moder – är ett välkänt begrepp och fullt applicerbart när det gäller kommunikation. Vi människor behöver få höra saker flera gånger för att vi ska förstå, ta till oss kommunikationen och för att vi ska kunna åstadkomma en förändring. Olika personer tar till sig kommunikation olika snabbt och vissa föredrar mail och andra föredrar muntlig kommunikation och så vidare. Din uppgift som förändringsledare blir att tillgodose alla dessa behov. Du som förändringsledare kommer behöva repetera kommunikationen i flera kanaler och många gånger.
