Vi ska byta affärssystem på vårt företag och jag tillhör projektgruppen som ska driva detta i hamn. Jag har aldrig gjort detta förut! Vad behöver jag tänka på? Vilka fallgropar finns? Ska jag driva detta som ett förändringsprojekt?

Vårt företag har 150 anställda och omsätter ca 350 mSEK. Vi är lönsamma och har mycket stark orderstock och organisationen är redan ganska ansträngd och många jobbar mycket övertid för att hinna med det dagliga operativa.

Expert Daniel svarar:

Att byta ett affärssystem är ett mycket resurskrävande och kostsamt projekt. Min erfarenhet är att resursbehovet alltid underskattas och att tidsramen för test och validering aldrig finns tillräckligt av.

Jag tycker absolut att detta ska drivas som ett förändringsprojekt, det är en mycket stor (läs gigantiskt) förändring som dessutom påverkar företagets alla delar och dessutom flertalet av företagets intressenter (kunder, leverantörer etc)

Förutom självklarheten i en väl genomarbetad projektplan och förutsättningar för både mjuk- och hårdvara som givetvis måste vara på plats så fokuserar jag nedan på tipsen kring övriga organisationen.

När det gäller data som ska transfereras så gäller alltid regeln – ”Skit in – skit ut”

Kanske måste det göras viss bearbetning innan data skickas in i det nya affärssystemet! Här skulle jag vilja framhäva vikten i att göra ett bra grundjobb, det har ni tillbaka många gånger om!

Det är av största vikt att involvera medarbetarna som ska arbeta dagligen med det nya affärssystemet, dels för att få dem engagerade och motiverade men också för att få feedback på prestandan i systemet gällande alla de små detaljerna som inte beskrivs i ett övergripande processflöde. Att köra igenom ett affärssystemsbyte på management nivå är att be om ett misslyckande

Några tips:

• Förklara varför ni gör bytet! Vad är syftet och hur kan det hjälpa företaget framåt! Fokusera på de positiva delarna!
• Involvera alla avdelningar för att skapa förståelse för hela processflödet
• Varje avdelning behöver veta (och förstå) processerna innan och efter för att flödet ska kunna arbeta effektivt
• Glöm inte kunderna! Kommunicera ofta och be om deras uppmärksamhet på felaktigheter så ni kan rätta till eventuella fel innan de når kunden. Samma sak gäller även leverantörerna
• Utbilda personalen! Tid för frågor! Tid för öppna samtal och diskussioner! Integrerade krossfunktionella samtal mellan avdelningar och funktioner
• Framhäv och stå fast vid de positiva effekterna
• Ha en kontaktyta på företaget som för logg över alla problem, frågor, etc. Personen ska ha kontakten med affärssystemsleverantörens konsulter och kommer även kunna klassificera och prioritera ärenden. Detta kommer effektivisera och minimera era kostnader för löpande konsultkostnader genom implementationens andra del.
• Aktivera ledningen! Intresse och engagemang från ledningen måste finnas! Visa er löpande i förändringen!

Tills slut är det bra att sätt en sluttid för att ”skylla på och gnälla på det nya affärssystemet” därefter är det bara att gilla läget och acceptera. Utan sluttid kommer det troligen att fortsätta.

Positiv ledning ger positiva effekter och en smidig implementation!

Lycka till med implementeringen!