Projektgrupp, referensgrupp, styrgrupp, programkontor, ambassadörer…känner du som projektledare igen dig när du ska organisera en förändring? 

En förändring ska genomföras och vi sätter ihop ett projekt med tillhörande organisation. Vi gör som vi brukar men tänker vi verkligen till kring varför vi ska ha just den här organisationen för just det här projektet? Jag har lett ett 50-tal förändringsarbeten genom åren och min insikt och erfarenhet är att val av organisationsform för arbetet har en avgörande betydelse för hur väl man lyckas med hela förändringsprojektet. 

Organisationsform för förändringsarbetet

Min erfarenhet är att det ofta är lockande att lägga projektet utanför linjeorganisationen och låta de ”jobba på”. Kortsiktigt går det snabbare eftersom man inte behöver lägga så mycket tid på förankring med linjeorganisationen, MEN det är bara en kortsiktig vinning. När ni kommer till implementering blir det jobbigare att förankra en färdig lösning där inte linjeorganisationen har fått vara med och påverka och tycka till. Ju tidigare förankringsarbetet görs med linjeorganisationen, desto lättare är det att få med sig dem på tåget.

Om däremot förändringen ska implementeras utanför befintlig linjeorganisation fungerar det bra att lägga projektet utanför. 

Val av organisationsform för förändringen

Hur ska man veta vilken organisationsform som passar just ert förändringsprojekt bäst? Här är ett antal faktorer som är viktiga att tänka på när ni sätter upp er förändringsorganisation. 

• Vilket mål har ni med förändringen? 
• Var befinner ni er idag?
• Hur stor är förändringen, är det justeringar i en mindre arbetsprocess eller är det en stor strukturell förändring (som i caset)?
• Ska den färdiga lösningen implementeras i befintlig organisation eller inte?
• Hur många personer påverkas?
• Är det flera avdelningar som berörs?
• Behöver ni ny kompetens, ska ni göra det själva eller behövs extern hjälp?

Förklaringsmodellen nedan kan användas som referens när ni funderar på lämplig organisation för er förändring.

Modellen ger dig en indikation på vilken förändringsorganisation som kan vara lämplig utifrån vilken typ av förändring som ska göras. Det är viktigt att inte ALLA typer av förändringar som genomförs drivs i förändringsprojekt med utsedda förändringsledare. Risken är då att det upplevs som att man är i ständig förändring och det blir arbetsamt för hela organisationen i längden. Det bästa är om man lyckas skapa en företagskultur med människor som är vana att hantera mindre förändringar i det dagliga arbetet. Större förändringar med många inblandade kommer troligen alltid behöva drivas i projektform. Det är dock viktigt att påpeka att det är bara ni som kan avgöra vilken organisationsform för förändringen som passar er bäst.

Projekt/förändringsteamet

Vad är viktigt när man ska sätta ihop ett projektteam för förändringen? Oftast börjar man med att utse en projekt/förändringsledare. Den personen behöver vara kompetent och erfaren inom projekt och förändringsledning. Personen bör ha en mix av att vara en bra ledare och ha förmåga att arbeta strukturerat. Förmåga att kommunicera, arbeta i otydliga miljöer och ett visst mått av skinn på näsan är också bra. Har man även möjlighet att välja någon som har gott förtroende inom organisationen är det att föredra. En sådan person har oftast lättare att få andra att vilja följa med i förändringen. Övriga personer i projektteamet väljs utifrån vad det är projektet ska göra. Ett antal specialister inom det specifika området där förändringen ska genomföras bör vara med. Min erfarenhet är att försöka hålla nere antal personer i projektgruppen. Om det är många som behöver vara med bör man fundera på att dela upp arbetet i delprojekt, i vissa fall behöver man etablera ett program och en programorganisation som håller ihop de olika delprojekten.

Projektledare vs förändringsledare

En diskussion som ofta uppkommer när det kommer till hur man ska organisera sitt förändringsprojekt är om projektledaren och förändringsledaren är en och samma person eller två. I stora projekt som jag har varit med i så har det funnits en projektledare som är ansvarig för till exempel den tekniska implementeringen och en förändringsledare som har varit ansvarig för kommunikation och förankring till alla berörda personer. För att det upplägget ska fungera krävs att dessa två arbetar väldigt nära varandra med en ömsesidig förståelse för varandras arbete. En utmaning är ibland att den tekniska projektledaren ”kör på” enligt sin plan och inte alltid har koll på eller förståelse för det förändringsarbete som behöver ske med alla inblandade. Då uppstår en konflikt och jag har varit med om att projekt har blivit ganska jobbiga på grund av detta. Ibland är dock projekten så stora att det helt enkelt är nödvändigt att det är två personer, se då till att dessa personer ges bästa förutsättningar att samarbeta.

När det gäller mindre förändringsprojekt är min rekommendation att projektledaren även är förändringsledare. Det vill säga att projektledaren både är ansvarig för den tekniska implementationen och är ansvarig för kommunikation och förankring med alla inblandade. På så sätt kommer båda perspektiven med på ett naturligt sätt.

Involvering via referensgrupper

Ett bra sätt att involvera fler personer i förändringsarbetet utan att de behöver vara med i själva projektet är att skapa referensgrupper. Det kan man göra oavsett vilken organisationsform man väljer. Jag har goda erfarenheter av referensgrupper, men man behöver vara noga med att bestämma vad syftet är med den och tala om det för gruppen. Vanligtvis brukar man använda referensgrupper för att testa ideér och lösningar, låta dem tycka till kring olika saker innan det ska implementeras i organisationen.

Summering

Fundera noggrant igenom vilken typ av organisation som passar just ert förändringsprojekt bäst. Låt inte organisationsdesignen bli något ni slentrianmässigt gör. Våga göra annorlunda och olika för olika typer av förändringar. När ni är klara med arbetet, utvärdera er organisationsform och analysera vad ni tyckte vad bra och vad som inte fungerade.

Den här artikeln var ursprungligen publicerad i tidningen projektvärden